MIT: Plik PDF nie jest eFakturą.
Fakt: Wśród wielu mitów na temat faktur elektronicznych krążących po cyfrowym świecie, znaleźć można opinie, ze rozszerzenie PDF nie jest dopuszczalnym formatem dla tego typu dokumentów. Zwolennicy tej teorii są zdania, że eFaktura powinna mieć specjalny, dedykowany format oraz zawierać metadane. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, a wiec pliki w rozszerzeniu PDF są w zupełności wystarczające. Dlatego z przyjemnością obalamy ten mit, a zwolenników tej teorii odsyłamy do zgłębienia ww. ustawy.
MIT: Urzędnicy z Urzędów Skarbowych nie uznają e-faktur.
Fakt: eFaktury jak każda nowinka budziła na początku obawy i lek wśród społeczeństwa, a tym samym wśród urzędników. Obecnie ten problem jest marginalny. W razie wystąpienia wystarczy powołać się na oficjalne wytyczne Ministra Finansów, który wielokrotnie podkreślał równorzędność faktur tradycyjnych i faktur elektronicznych.
MIT: Jeśli firma zmieni formę wysyłki faktury, banki nie będą realizowałynuruchomionego wcześniej Polecenie Zapłaty lub zlecenia stałego.
Fakt: Zamiana faktury papierowej na elektroniczna, nie zmienia dotychczasowego sposobu jej zapłaty. Jeżeli wiec ktoś opłacał swoje faktury Poleceniem Zapłaty lub zleceniem stałym, to dalej będą one w ten sam sposób opłacane, chyba, ze Klient zrezygnuje z Polecenia Zapłaty lub zlecenia stałego. Powiązanie faktury elektronicznej z Poleceniem Zapłaty stanowi dodatkowa korzyść, ponieważ klient nie tylko nie musi przechowywać papierowych faktur, ale nie musi również sam pilnować terminu zapłaty faktury. W przypadku Polecenia Zapłaty to bank pamięta o tym, żeby przekazać należność za zrealizowane usługi telekomunikacyjne w terminie płatności.
MIT: eFaktura nie zawiera tych samych danych, co faktura papierowa.
Fakt: eFaktura zawiera dokładnie te same dane, co faktura papierowa i nie jest dokumentem w żaden sposób mniej wartościowym.
MIT: eFaktura jest tylko dla klientów indywidualnych.
Fakt: Z eFaktury mogą korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i firmy bez znaczenia na branże i wielkość.
MIT: Możliwe jest otrzymanie faktury w formie papierowej i elektronicznej.
Fakt: Nie, faktura wystawiana jest raz i może występować tylko w jednej formie.
MIT: Faktury muszą być przechowywane w formie papierowej.
Fakt: Faktury powinny być archiwizowane w taki sposób, aby dostęp do nich był łatwy i szybki – jest to jedyny wymóg odnośnie sposobu ich archiwizacji. eFaktury można przechowywać na dedykowanym portalu internetowym, dysku komputera lub w pamięci przenośnej, takiej jak pendrive lub płyta CD.
MIT: eFaktury muszą być drukowane w celu przedstawienia ich Urzędowi Skarbowemu.
Fakt: eFaktury powinny zostać przedstawione na wezwanie Urzędu Skarbowego w formie, która umożliwi łatwy dostęp do nich
i odczytanie, czyli np.na portalu internetowym, na dysku zewnętrznym (pamięci USB lub płycie CD).
MIT: Aby zacząć korzystać z e-Faktur, trzeba spełnić specjalne warunki i wypełnić mnóstwo dokumentów.
Fakt: Od 1 stycznia 2013 roku nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na otrzymywanie eFaktur. Wystarczy zgoda ustna lub tzw. zgoda domniemana, polegająca na tym, że jeśli nabywca opłacił pierwsza otrzymana eFakturę, to znaczy, że nie wyraził sprzeciwu do otrzymywania rozliczeń takiej formie. Wówczas każda kolejna faktura będzie przesyłana klientowi jako dokument elektroniczny.
MIT: eFaktura nie zawiera tych samych danych, co faktura papierowa.
Fakt: eFaktura zawiera dokładnie te same dane, co faktura papierowa i nie jest dokumentem w żaden sposób mniej wartościowym. eFaktury można przechowywać na dedykowanym portalu internetowym, dysku komputera lub w pamięci przenośnej, takiej jak pendrive lub płyta CD.
MIT: Zapewnienie wiarygodności eFaktury wymaga stosowania specjalnych systemów i nie opłaca się małym firmom.
Fakt: Obecnie istnieje możliwość zapewnienia wiarygodności eFaktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Oznacza to, że nie jest wymagane stosowanie ani sformalizowanego podpisu elektronicznego, ani systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Rozwiązanie eFaktury365 ułatwiają firmą zarządzanie i wymianę dokumentów elektronicznych, które przynoszą wymierne oszczędności nawet małym przedsiębiorstwom.
MIT: Faktura papierowa jest bezpieczniejsza.
Fakt: Faktura papierowa wysłana poczta może łatwo trafić w niepowołane ręce. Może tez ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Dostęp do faktur elektronicznych jest niezależny od wydarzeń losowych, które mogą nas spotkać, a systemy internetowe zarządzające e-Fakturami wymagają logowania chronionym szyfrowanym połączeniem SSL.
MIT: Po usunięciu eFaktury z dysku komputera lub maila, dokument zostanie bezpowrotnie utracony.
Fakt: eFaktury, podobnie jak faktury papierowe, powinny być przechowywane przez 6 lat od daty wystawienia. Jeżeli przez pomyłkę faktura zostanie usunięta z konta w komputerze, wystarczy, że klient zaloguje się na swoje konto w serwisie usługodawcy lub zwróci się z prośbą o ponowne przesłanie dokumentu.
MIT: Do otrzymywania e-Faktur konieczne jest zainstalowanie w komputerze odpowiedniego systemu.
Fakt: Faktury elektroniczne można odbierać w formacie PDF jako załącznik e-maila. Do odbierania plików tego typu wystarczy bezpłatny program Adobe Reader, który można pobrać na stronie producenta. Dostęp do e-Faktur jest możliwy także online, w serwisach internetowych usługodawców. Dokumenty w takiej formie można odczytać z każdego miejsca na świecie, 24 godziny na dobę. Wystarczy dostęp do Internetu.