Jeśli chodzi o otrzymywanie dokumentów od dostawców mamy dwa dostępne scenariusze:
- Scenariusz 1 – Dostawca wysyła wiadomość e-mail z fakturą (FZ) do odbiorcy (odbiorcą jest firmą korzystająca z aplikacji eFaktury365). Wiadomość zawiera jakiś tytuł, treść oraz załącznik z fakturą. Wiadomość wysyłana jest na adres e-mail z ustawień eFaktury skrzynki do odbierania wiadomości. Automat, który działa w tle sprawdza skrzynkę pocztową, odczytuje wiadomość i zapisuje ją w „Skrzynce Wejściowej” aplikacji eFaktury365.
- Scenariusz 2 – Dostawcy czy inne firmy przesyłają fakturę do zapłaty na maila firmowego. Osoba odbierająca maila przesyła go dalej na skrzynkę pocztową z ustawień eFaktury365 do odbierania wiadomości. Automat, który działa w tle sprawdza skrzynkę pocztową, odczytuje wiadomość i zapisuje ją w „Skrzynce Wejściowej” aplikacji eFaktury365.
Automat do odczytu wiadomości e-mail wiąże wiadomość z kartoteką dostawcy na podstawie adresu e-mail z wiadomości. Przykładowo jeżeli dostawcą jest firma X i ma ona na swojej kartotece wpisany e-mail x@x.pl, to automat czytając wiadomość, jeśli wyszuka, że nadawca to x@x.pl, lub w treści maila napotka na adres x@x.pl to taka wiadomość zostanie powiązana z tym dostawcą. Jeżeli nie znajdzie powiązania to będzie ono puste i w momencie dodawanie dokumentu od dostawcy do aplikacji eFaktuy365 operator dodający ręcznie będzie musiał wskazać dostawcę.
Automat czyta też załączniki wiadomości i automatycznie je podpina do skrzynki wejściowej aplikacji eFaktury365.
Poniższa animacja przedstawia rozwiązanie Scenariusza 1.
Co zyskujesz?
- Działanie automatu do odczytu e-mail aplikacji eFaktury365 minimalizuje zakres obowiązków pracowników.
- Gwarancję bezpieczeństwa przechowywania danych.
- Dodatkową informację o dostarczeniu dokumentów.
- Łatwy i szybki dostęp, możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów.
- Dostęp do dokumentów z każdego miejsca na dowolnym urządzeniu.